育成就労の帳簿・報告義務とは？日誌と管理簿の書き方を解説

【前提知識】育成就労で必要な帳簿とは？

まず、受入企業が備える帳簿の種類を確認します。監理支援機関が作る書類との違いも押さえましょう。

ポイント①受入企業の帳簿を整理

育成就労実施者とは、育成就労を行わせる受入企業などを指します。施行規則第39条は、次の帳簿書類を定めています。

• 外国人の管理簿：本人の情報や雇用条件などを管理する書類です。
• 計画の履行状況に係る管理簿：認定された計画を実施できているか確認する書類です。
• 育成就労日誌：実際に従事した業務と、指導した内容を記録する書類です。
• 講習の実施記録：単独型の実施者が備える入国前・入国後講習の記録です。
• 分野固有の書類：対象分野の告示で追加指定される場合に必要です。

本人の情報を管理する帳簿には、在留情報や計画の認定情報などを記載します。履歴書、雇用契約書、待遇を示す書類なども含まれます。

ポイント②企業と機関の責任を区別

監理支援機関は、受入企業への監査や外国人への支援を行う機関です。施行規則第70条により、企業とは別に帳簿を備えます。

監理支援費の管理簿や、相談内容と対応の記録などが対象です。機関に書類を共有しても、企業の帳簿義務は残ります。

本記事は、直接雇用する受入企業の基本的な記録を中心に説明します。派遣等の形態では、運用要領の役割分担も確認してください。

制度の位置付けは、育成就労制度の基礎解説で確認できます。

帳簿を準備するときは、書類の種類と作成する主体を最初に整理しましょう。

育成就労日誌は何をどう書く？

日誌は、実施した業務と指導の内容を残す書類です。公式の参考様式に沿って、記入の順序を確認します。

手順①対象者と計画の項目を確認

参考様式第4-3号には、対象者を示す別紙の一覧表があります。外国人の氏名や育成就労期間などを記入します。

様式の注意書きでは、育成就労期間や行わせる業務等が異なる場合は、日誌を分けるとしています。

業務欄の右欄には、育成就労実施計画の内容欄の番号を記入します。運用要領も、必須業務の実施状況を具体的に記録するよう求めています。

手順②業務と指導を具体的に記入

日誌の主な記入欄は、日付・業務・指導内容・指導員氏名です。次の例は、該当する業務が認定計画に含まれる場合の架空例です。

「通常作業」「指導済み」だけでは、内容を振り返りにくくなります。何を行い、何を教えたかが分かる記録にしましょう。

手順③実績を確認して記録

編集部からは、指導内容を覚えているうちの記入をおすすめします。予定をそのまま写さず、実際に行った内容を残してください。

様式には、実施者の氏名または名称と責任者氏名の欄もあります。記入漏れを確認し、管理簿と併せて保存します。

日誌は、認定計画の項目と実際の業務・指導が対応するように書きましょう。

計画の履行状況に係る管理簿の書き方

履行状況とは、計画に沿って実施できている状況のことです。日誌などの記録を使い、管理簿の各項目を確認します。

手順①月ごとの確認項目を把握

参考様式第4-2号には、対象となる年・月を記入する欄があります。主な確認項目は、次のように分かれています。

• 計画の実施：認定通知書の保管や、計画に沿った実施状況を確認します。
• 入国後講習：受講状況と、講習期間中の業務従事の有無を確認します。
• 技能・日本語の習得：習得の程度や、計画に沿った試験の合格状況を確認します。
• 事故・法令遵守：労災等の事故と、労働関係法令を守っているかを確認します。
• 生活状況：生活態度、健康状態、規律違反やトラブルの有無を確認します。

手順②記録を根拠に判断

編集部では、日誌・講習の受講記録・面談記録を照合する方法をおすすめします。印象だけで「良好」などを選ばないようにしましょう。

日本語の習得状況は、指導時の意思疎通と試験の合格状況が様式の確認点です。試験だけでなく、現場での様子も確認します。

手順③問題は特記事項へ記載

参考様式には、問題があった場合の特記事項欄があります。該当する項目と、確認した事実を記載します。

例えば「安全指示の聞き取りで再説明が必要でした」と記録します。これは編集部が作成した架空の記載例です。

問題の内容と、その後の対応を追える記録にすると確認しやすくなります。対応日や再確認の結果を添える方法もおすすめです。

様式には、記載内容が事実と相違ないことの確認欄があります。責任者が確認できる社内の手順を決めておきましょう。

管理簿は、日誌などの根拠を使って計画の実施状況を確かめる書類として運用しましょう。

帳簿の保存期間と電子保存の条件

記録を作成した後は、保管場所と取り出し方を整えます。保管期間の起算点と、電子保存の条件を確認しましょう。

注意点①終了日を起点に保管

施行規則第39条と運用要領は、育成就労終了後1年間の保管を定めています。2026年10月時点で確認した取扱いです。

起算点は、帳簿の基となる育成就労が終了した日です。日誌を作成した日から数えるわけではありません。

帳簿は、育成就労を行わせる事業所に備えます。検査の際に提示できる状態にしておく必要があります。

注意点②電子保存は出力まで確認

運用要領は、電子データによる帳簿の作成・保存も認めています。紙をスキャナーで読み取って保存する方法も示しています。

電子保存では、直ちに明瞭な表示と書面の作成ができる状態が必要です。保存できるだけでなく、事業所で確認・出力できるかを確かめましょう。

ポイント③書類別に保存を管理

運用要領では、賃金台帳などの労働関係書類も扱います。他の法令による保存義務がある書類は、その規定も確認してください。

社内では、書類名・対象者・終了日・保存期限を一覧にする方法がおすすめです。閲覧できる担当者や、引継ぎ方法も決めておきましょう。

保管は、終了日を基準にした期限管理と、必要時に提示できる状態をセットで整えましょう。

実施状況報告の期限と提出先は？

年度報告では、企業の実施状況報告と機関の事業報告を区別します。2026年10月時点の施行規則と運用要領に沿って整理します。

手順①企業の年度報告を準備

受入企業は、毎年度1回、実施状況報告書を作成します。使う書式は、省令様式第14号です。

報告対象の年度は、4月1日から翌年3月31日までです。施行規則第1条が、この期間を育成就労事業年度と定めています。

運用要領による提出期間は、翌年度の4月1日から5月31日までです。提出先は、機構の地方事務所・支所の認定課です。

監理型の企業は、監理支援機関の指導に基づいて作成します。報告対象期間中に受入れがなければ、企業の報告は不要です。

注意点②機関の報告は別に管理

監理支援機関は、事業所ごとの事業報告書を作成します。省令様式第24号に必要書類を添え、機構本部の審査課へ提出します。

提出期限は、翌育成就労事業年度の5月31日です。運用要領は、対象年度内に許可を受けた機関は受入れがなくても報告が必要としています。

また、監査を行った場合は、省令様式第23号の監査報告書を作成します。法律上、監査終了後、遅滞なく報告する必要があります。

運用要領では、監査終了後2か月以内の提出とされています。提出先は、監査対象企業を管轄する機構の地方事務所・支所の指導課です。

機関の役割は、監理支援機関の解説記事も参考にしてください。

手順③提出前の社内確認を設定

日々の記録、月ごとの確認、年度報告をつなげて管理しましょう。次の手順は、編集部が提案する社内運用の例です。

• 日誌の確認：現場担当が、業務と指導内容の記入漏れを確認します。
• 管理簿との照合：責任者が、計画の実施状況と日誌を確認します。
• 報告書の準備：人事担当が、様式の記載事項と添付書類を確認します。
• 提出記録の保管：提出した書類の控えと提出日を残します。

報告漏れを防ぐため、提出主体・様式・期限・提出先を分けて管理しましょう。